截图中的这 6 项——发货人、收货人、通知人、英文品名、HS、唛头，通常是用来建立这个客户的“常用出货与制单资料库”。
它们放在客户档案里的主要作用是：把这个客户经常使用的信息提前保存，后续做订单、提单补料、制作单证时，直接选择并核对，减少反复询问、复制粘贴和录入错误。
从截图可以判断这是资料维护入口，具体能否自动带入订单、关联哪些单证，还要看该系统的实现。以下主要以海运出口业务说明。
船公司的提单补料（Shipping Instructions，简称 SI）确实会用到收发货人、通知人、货物描述、HS 编码、唛头等信息，补料内容也是制作提单的重要依据。:chatgpt-content-reference{index="0"}
先看这六项分别解决什么问题：
| 截图中的信息 | 通俗理解 | 放在客户档案里的主要用途 |
|---|---|---|
| 发货人 | 本票单证上，以谁的名义发货 | 保存客户常用的发货主体及名称、地址等资料 |
| 收货人 | 本票单证上的收货方是谁 | 保存客户常用的海外买家、进口商等资料 |
| 通知人 | 货物到港等事项需要通知谁 | 保存收货方或其指定代理的通知资料 |
| 英文品名 | 这批货用英文怎么准确描述 | 保存客户常出货物的标准英文描述 |
| HS | 这类商品对应什么海关分类编码 | 保存客户常用商品的编码及确认记录，供本票核对使用 |
| 唛头 | 外包装上的货物识别标记是什么 | 保存客户常用的包装标记及格式 |
下面用一个贯穿的例子说明。公司名称、订单和货物均为虚构。
假设你的货代公司有一个客户：深圳华辰贸易有限公司。它经常委托你们将塑料收纳箱等家居用品从深圳运到海外，有多个买家，也可能使用不同的出口主体。
1．“添加发货人”：保存这个客户常用的发货主体
这里的发货人通常对应单证中的 Shipper，主要保存的是公司或其他发货主体的资料，而不只是“负责寄货的张先生”。
常见内容包括：
- 公司英文名称；
- 公司地址、国家或地区；
- 联系人、电话、邮箱；
- 特定业务需要的税号或其他识别号码。
船公司的补料界面通常会分别维护这些主体资料，具体必填信息会随目的地和业务要求变化。:chatgpt-content-reference{index="1"}
例如：
华辰贸易可能有两套经确认可用于相应业务的发货人资料：
| 常用发货人 | 示例名称 | 使用场景 |
|---|---|---|
| 深圳公司 | HUACHEN TRADING (SHENZHEN) CO., LTD. | 使用深圳公司作为该票单证的发货主体 |
| 香港关联公司 | HUACHEN INTERNATIONAL (HK) LIMITED | 使用香港公司作为该票单证的发货主体 |
这周客户要求：
这票货，提单发货人使用深圳公司资料。
下周另一票要求：
这票使用香港公司资料。
操作人员可以从该客户的常用资料中选择，再根据客户确认的本票要求核对。
为什么不直接用“客户名称”？
因为委托你的客户，与单证上的发货人，不一定是同一家公司。
例如，你的客户是“远航国际物流”，属于货代同行；它委托你安排运输，但其背后的货主是“华辰贸易”。此时可以是：
| 角色 | 对应主体 |
|---|---|
| 你们系统中的委托客户 | 远航国际物流 |
| 本票货代提单上的发货人 | 华辰贸易 |
| 与你们结算运费的单位 | 按本票结算约定确定，可能是远航国际物流 |
因此，客户档案下保存多个常用发货人，在同行业务中尤其有用。
2．“添加收货人”：保存这个客户常用的收货方
收货人通常对应 Consignee。
在普通记名业务中，它是单证上列明的收货主体，可能是海外买家、进口商等；不能简单理解为“海外仓里负责签收的某位员工”。
例如：
华辰贸易长期向三个海外买家供货：
| 常用收货人 | 所在市场 | 示例业务 |
|---|---|---|
| GLOBE HOME IMPORTS LLC | 美国 | 采购塑料收纳箱 |
| MAPLE HOUSEWARE LTD. | 加拿大 | 采购厨房用品 |
| SOUTHERN HOME PTY LTD. | 澳大利亚 | 采购家居用品 |
这些收货人的英文名称和地址比较长，每次手工录入容易出现拼写错误、地址遗漏或使用旧资料的问题。
建立常用收货人后，这票货发给 GLOBE HOME，操作人员就选择对应资料，带入本票单证后核对。
这里要区分“收货人”和“最终送货地址”。
例如：
- 单证收货人：GLOBE HOME IMPORTS LLC；
- 收货人公司地址：其注册地址；
- 实际送货地点：洛杉矶某第三方仓库；
- 仓库预约联系人：仓库工作人员。
它们可能是不同的信息。因此，设计系统时，建议将收货人资料、送货地址、仓库联系人分开维护，按业务需要关联。
另外，收货人栏也可能涉及 TO ORDER 等指示性写法，不能要求所有业务都只能选择一个固定的买家公司。例如，马士基要求收货人设为 To Order 时填写第一通知人。:chatgpt-content-reference{index="2"}
3．“添加通知人”：保存到港等事项应该通知的对象
通知人对应 Notify Party，通常指货物到港时需要通知的一方。它可以与收货人相同，也可以是收货人指定的代理。:chatgpt-content-reference{index="3"}
例如：
本票货物：
- 收货人：GLOBE HOME IMPORTS LLC；
- 通知人：该买家指定的 CLEARPORT 清关代理。
为什么分开？
因为海外买家负责采购，但到港后的清关、提货协调，由其指定的代理处理。将该代理列为通知人，便于相关到港信息传递和后续衔接。
客户档案里可以保存这套代理的：
- 公司名称与地址；
- 业务联系人；
- 电话与邮箱；
- 对应买家、适用业务等备注。
操作人员遇到相同业务时，就可以快速调用。
需要区分三个概念：
| 概念 | 主要用途 |
|---|---|
| 客户联系人 | 平时与你沟通询价、订舱、对账的人 |
| 单证通知人 | 单证上列明的通知对象 |
| 系统消息接收人 | 系统实际发送邮件、短信或其他提醒的对象 |
这三者可以重合，也可以不同。
**在客户档案里“添加通知人”，本身不代表系统已经会自动给对方发送到港邮件。**自动通知还需要配置消息规则和发送渠道。
通知人这一身份本身，也不等于获得货物所有权或可以直接提货。
4．“添加英文品名”：保存客户经常运输的货物描述
英文品名用于说明“这批货是什么”，会在提单补料、提单以及其他相关单证中使用。
例如：
华辰贸易经常出口以下产品：
| 中文品名 | 常用英文描述示例 |
|---|---|
| 塑料收纳箱 | PLASTIC STORAGE BOXES |
| 不锈钢厨房用品 | STAINLESS STEEL KITCHENWARE |
| 木制衣架 | WOODEN CLOTHES HANGERS |
如果没有常用资料，不同操作人员可能把同一种货分别写成：
- STORAGE BOX；
- PLASTIC BOX；
- HOUSEHOLD GOODS。
这些描述的详细程度不同，容易导致单证表述不一致。保存经过确认的常用品名，有利于统一录入。
具体操作场景：
客户发来委托：
这次还是上个月那款塑料收纳箱，500 箱。
操作人员选择客户的常用品名 PLASTIC STORAGE BOXES，再核对本票实际货物，并补充所需信息。
但“常用品名”只能作为起点。
如果本票实际改为金属收纳箱，或者增加其他货物，就应修改或增加货物明细，不能因为系统有默认值便直接沿用。
此外，英文品名不等于完整货物资料。材质、用途、型号、件数、重量、体积等，仍需按实际业务分别记录。
5．“添加 HS”：保存客户常用商品的海关分类编码
这里的 HS 通常是 HS Code，即商品分类编码。
你可以把它理解为：
英文品名用文字描述商品，HS 编码用分类代码表示商品所属类别。
HS 国际基础编码为 6 位，各国或地区可以在此基础上继续细分。它用于进出口商品分类，并与关税查询、贸易统计等工作有关。:chatgpt-content-reference{index="4"}
例如：
华辰贸易长期出口塑料收纳箱，已经针对某款商品确认过相关编码。系统可以保存：
| 建议保存的信息 | 示例内容 |
|---|---|
| 商品 | 某型号塑料收纳箱 |
| 英文品名 | PLASTIC STORAGE BOXES |
| 材质、用途 | 塑料；家居收纳 |
| 编码 | 经确认适用于该商品及相关申报场景的编码 |
| 适用国家或地区 | 对应出口或进口申报市场 |
| 确认依据与日期 | 客户确认记录、归类资料等 |
下次运输同款商品时，操作人员可以调用历史资料，核对本票是否仍适用。
为什么不能给一个客户只保存一个 HS 编码？
因为客户可能同时出口：
- 塑料收纳箱；
- 不锈钢厨房用品；
- 木制衣架。
不同商品可能涉及不同分类，所以应当是：
一个客户维护多种商品，各商品关联相应的编码资料。
系统设计时，建议将品名、材质、用途、HS 编码关联起来，避免品名选了“塑料收纳箱”，编码却误选成另一类商品。
常用编码应作为待核对资料，最终仍需依据实际商品、适用税则和本次申报要求确认。
6．“添加唛头”：保存客户常用的外包装识别标记
唛头读作“mài tóu”，通常对应 Shipping Marks / Marks & Numbers。
它是印刷、书写或贴在货物外包装上的识别标记，可以包含买家简称、订单号、目的地、箱号等。船公司的补料中也有对应的 Marks & Numbers 字段。:chatgpt-content-reference{index="5"}
例如，一箱货的外包装上写着：
GLOBE HOME LOS ANGELES PO NO.: GH202609001 C/NO.: 001/500 MADE IN CHINA
这个示例分别表示：
| 内容 | 含义 |
|---|---|
| GLOBE HOME | 买家或客户识别标记 |
| LOS ANGELES | 目的地标记 |
| PO NO.: GH202609001 | 买家采购订单号 |
| C/NO.: 001/500 | 共 500 箱中的第 1 箱 |
| MADE IN CHINA | 原产地标识 |
在这个案例中，仓库人员可以借助这些标记核对货物所属订单及箱号。特别是拼箱业务，一个仓库同时处理多家客户的货物，清晰的包装标记有助于区分货物。
为什么保存到客户档案？
因为同一个买家可能长期要求相同格式：
- 买家简称固定；
- 目的地格式固定；
- 采购订单号每票变化；
- 箱号和总箱数每票变化。
因此，保存的最好是唛头模板，例如：
GLOBE HOME
{目的地}
PO NO.: {采购订单号}
C/NO.: {箱号}/{总箱数}
MADE IN CHINA
每次出货替换变量，再与实际包装核对。
**不能把上一票的采购订单号、箱号原样复制到下一票。**单证中的唛头应与本票实际包装标记保持一致。
把这六项放到一票完整业务里，就容易理解了。
华辰贸易委托你们运输 500 箱塑料收纳箱，深圳至洛杉矶。操作人员建立订单时：
| 本票要确定的信息 | 从客户常用资料中选择的内容 |
|---|---|
| 委托客户 | 深圳华辰贸易有限公司 |
| 发货人 | 华辰深圳公司的发货资料 |
| 收货人 | GLOBE HOME IMPORTS LLC |
| 通知人 | 买家指定的 CLEARPORT 清关代理 |
| 英文品名 | PLASTIC STORAGE BOXES |
| HS | 本款商品经核对适用的编码 |
| 唛头 | GLOBE HOME 的模板，替换本票订单号及箱号 |
接下来的工作过程可以是：
- 客户或客服提供本票委托资料。
- 操作人员选择常用资料，形成订单与单证草稿。
- 根据实际货物及客户指示补充、修改。
- 将提单草稿发给客户确认，保留确认记录。
- 按确认内容提交补料，完成后续单证处理。
如果业务同时存在 MBL（船公司提单）与 HBL（货代提单），两套提单上的收发货人可能不同，应分别保存和确认，不能一套资料无条件覆盖两套单证。
如果你们自己设计货代系统，建议把这一块命名为“客户常用制单资料”，并注意以下几点：
| 设计建议 | 原因 |
|---|---|
| 每类资料支持多条记录 | 一个客户可能有多个发货主体、海外买家和商品 |
| 发货人、收货人、通知人按角色关联 | 同一家公司在不同业务里可能承担不同角色 |
| 支持“默认模板”及适用说明 | 方便选择，同时明确适用买家、航线或业务 |
| 英文品名与 HS 关联到商品资料 | 减少货物描述与编码错配 |
| 唛头支持固定内容与每票变量 | 避免旧订单号、旧箱号被重复使用 |
| 本票订单保存独立副本 | 客户以后修改地址，不应改变历史订单和已出具单证 |
| 保存修改与确认记录 | 能查到使用了哪版资料、由谁修改、由谁确认 |
其中，“客户档案保存常用资料，本票订单保存实际确认资料”，是这一块最重要的设计原则。